أفضل نصائح آداب البريد الإلكتروني

لقد شهدنا جميعًا الموظف الذي قام بطريق الخطأ بالرد على "الرد على الكل" في رسالة بريد إلكتروني على مستوى الشركة ، حيث أرسل أقل من التعليقات الإيجابية حول الرئيس إلى كامل مكتب. مقر. مركزبما في ذلك رئيسه - وليس فقط صديقهم. وكم مرة نحن مذنبون بعدم الرد على بريد إلكتروني في غضون فترة زمنية سريعة - أو شخص لا يرد على بريدنا عندما نحتاج حقًا إلى استجابة عاجلة؟

مع متوسط ​​الإنفاق العامل الأمريكي أ ربع الاسبوع التنقيب من تحت عدد لا نهاية له على ما يبدو من رسائل البريد الإلكتروني التي تغزو البريد الوارد يوميًا (وأكثر إذا كنت تأخذ الوقت الكافي للرد على المحادثات في الحال منصات الرسائل ، مثل Slack و Google Hangouts) ، ليس من المستغرب أن تحدث انتهاكات لقواعد البريد الإلكتروني ، إن لم تكن أخطاء جسيمة ، مع حدوث الفزع انتظام. تريد أن تساعد في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك مكانا من اللطف والمجاملة؟ إليك القواعد الذهبية لآداب البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ، والتي يمكن اتباع العديد منها في حياتك الشخصية والمهنية.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني مع خطوط الموضوع الحالي ، واضحة

بصرف النظر عن الرسائل غير المرغوب فيها التي لا نهاية لها ، ليس هناك ما هو أكثر إزعاجًا من الاضطرار إلى الوصول إلى 10000 رسالة بريد إلكتروني تحتوي على سطر الموضوع نفسه للعثور على رسالة تحتوي على معلومات معينة تحتاجها. إذا كانت رسالتك تتناول موضوعًا جديدًا ، اجعل حياة كل شخص أكثر بساطة ، وشعبية أكثر ، من خلال بدء بريد إلكتروني جديد ، أو على الأقل تحديث سطر الموضوع.

آداب خبير ، مؤلف كتاب الآداب الحديثة لحياة أفضلو مؤسس بروتوكول مدرسة تكساس، تعتقد ديان جوتسمان ، أن أحد أكبر المديرين التنفيذيين للحيوانات الأليفة وفريقهم لم يعرفوا ما الذي يردون عليه. "قبل شهر ، ربما كتبت" شكرًا على الغداء "في سطر الموضوع. الآن ، أنت تتحدث عن إحالة جديدة تريد إرسالها لشخص ما ، لذا ابدأ تشغيل رسالة بريد إلكتروني جديدة. ثم إذا احتاجوا إلى البحث عن هذا البريد الإلكتروني ، فيمكنهم القيام بذلك حسب الموضوع. "

إذا كنت قلقًا من عدم تمكن البريد الإلكتروني الجديد من الوصول إليه من خلال جدار الحماية الخاص بالمستلم ، أو ربما لن يتذكر ذلك من أنت من آخر مرة قمت بالاتصال بها ، يقول Gottsman أنه يجوز ضرب الرد على آخر رد المراسلات. وبهذه الطريقة ، يمكن للشخص العودة عبر مراسلاتك القديمة وإعادة التعرف على هويتك. "لكن المفتاح هو تغيير سطر الموضوع" ، كما تقول.

إعطاء الأولوية للبريد الوارد بناءً على الإلحاح

في بعض الأحيان ، عندما تُدفن تحت كومة فظيعة من رسائل البريد الإلكتروني وتشعر أنك لن ترى النور مطلقًا ، فقد تحتاج إلى قضاء أكثر من يوم واحد للرد عليها جميعًا. آداب العمل تملي ضرورة إعادة رسائل البريد الإلكتروني خلال يوم واحد ، ولكن حتى يقول Gottsman: "في بعض الأحيان يستغرق الأمر يومين للعودة إلى شخص ما. تعتمد السرعة التي تحتاجها للرد فعلاً على أهمية البريد الإلكتروني ومن الشخص الذي أرسله. سيكون هناك بعض الأشخاص الذين يتصلون بك أو يروجون لك. ليس عليك التزام بإعادة كل بريد إلكتروني تتلقاه. "

من ناحية أخرى ، إذا كنت قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا حساسًا للوقت ولم تتلقَ ردًا سريعًا ، فسيكون من المناسب التقاط البروتوكول هاتف واتصل بزميلك. الحديث عن الوقت الحساس ، لا يبكي الذئب - بغض النظر عن مدى رغبتك في الرد. يقول جوتسمان "لا تثير الإحساس بالإلحاح". "ليس كل شيء هو مكالمة 911. إذا قمت بإثارة موقف ما لجذب انتباههم ، فستفقد مصداقيتك. إذا لم يكن الأمر عاجلاً حقًا ، فلا تكتب "عاجل". وإذا كان هذا مهمًا ، فستحتاج إلى التقاط الهاتف والمكالمة. "

وجها لوجه له مكانه

قبل البريد الإلكتروني ، ناقش الناس الأمور الصعبة وجهاً لوجه. في الوقت الحاضر ، يتم التعامل مع الأشياء الصعبة ، سواء الشخصية أو المهنية ، من خلال شاشة الكمبيوتر. قد يجعل المحادثات غير المريحة أقل من ذلك ، ولكن هذا لا يعني أنه الشيء الصحيح الذي يجب القيام به ، وفقًا لجوتسمان. "لا يجب عليك ببساطة إعطاء أخبار سيئة عبر البريد الإلكتروني" ، كما تقول. "لا يزال يجب التعامل مع أي شيء شديد الحساسية شخصيًا أو على الأقل من الأذن إلى الأذن. لا تطلق النار على شخص ما عبر البريد الإلكتروني. أنت لا تعطي معلومات جدية عبر البريد الإلكتروني إلا إذا كانت ضرورية للغاية. "

كيف يمكنك إنهاء سلسلة البريد الإلكتروني؟

إنهم ببساطة لن يتوقفوا لأي سبب. أنت تخشى قطعها ، لأنك لا تريد أن تكون مهينًا. هل ستقضي الأبدية في القيام بهذا الرقص ، يومًا بعد يوم؟ متى سيكون له من نهاية؟ بطبيعة الحال ، فإن سلسلة الأحداث المؤلمة التي نتحدث عنها هي حلقة البريد الإلكتروني الأبدية تقريبًا وهي "شكرًا" و المراسلات التجارية "يسرني" التي يمكن أن نتعثر في بعض الأحيان لأنه لا أحد لديه أي فكرة عن كيفية اختتام ذلك. يقول جوتسمان ، "أنت تذهب جيئة وذهابا مرة واحدة. أنت البريد الإلكتروني ، "شكرا لك". أنا البريد الإلكتروني ، "يسرني". وهذا كل شيء. إنه مثل المصافحة - على شخص ما التخلي عنه ".

أقل دائما أكثر

وبينما نحن بصدد موضوع البريد الإلكتروني الذي لا نهاية له ، عندما يتم تضمينك في رسالة بريد إلكتروني "الرد على الكل" ، سواء كانت شخصية أو مهنية ، لا ترد تلقائيًا على كل شخص في سلسلة الرسائل. فكر في المستلمين الآخرين. هناك احتمالات جيدة لأن ليس كل شخص بحاجة إلى قراءة ردك ، وقد لا يكون ذلك مجرد تشتيت انتباهك ولكنه مزعج ، للحصول على إشعار بعد إخطار رسائل البريد الإلكتروني الجديدة على زنزانتك عندما لا يكون لها أي شيء على الإطلاق أنت.

احتفظ بها باستمرار بطرق أخرى أيضًا على رسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. ابتعد عن الرموز التعبيرية والعديد من نقاط التعجب التي قد تبدو أحداثيًا. التمسك بخط كلاسيكي ونظيف وسهل القراءة باللون الأسود واستخدم تحياتك وتهويلاتك الاحترافية. أيضا ، أن تدرك أن الفكاهة في كثير من الأحيان لا تترجم بشكل جيد اتصال رقميأو ثقافات وأجيال مختلفة. يقول غوتسمان "البريد الإلكتروني مجرد امتداد لنفسك". "تأكد من التدقيق الإملائي ، باستخدام علامات الترقيم المناسبة ، وعدم استخدام الحروف الصغيرة في بداية الجملة. لانها يكون ترك انطباعًا على المستلم ، حتى لو كان بريدًا إلكترونيًا شخصيًا. "

الرسوم التوضيحية بواسطة ماري فاما.